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完整教育訓練體系建構步驟

步驟一:確立與評估教育訓練目標

教育訓練部門作為協助組織策略執行之單位,為避免訓練實施流於形式或與組織策略脫節,所以訓練目標必須與組織營運方向、經營策略以及人力資源策略密切結合。此三者之關係如下圖所示:


步驟二:蒐整內部教育訓練需求

教育訓練需求的評估可從(1)當前員工工作遂行的期望能力與實際能力之差距;及(2)員工對應組織未來策略目標所需具備的能力等兩個面向來思考。


教育訓練需求蒐集方式可從三個方向來進行:

(一)從【組織需求】蒐集:安排組織經營者或高階主管瞭解組織經營理念、長期經營計劃、環境變化或組織變革等。
(二)從【部門需求】蒐集:從部門主管瞭解部門之訓練重心、為達成組織整體目標應加強之能力項目或當前部門內有那些工作問題須加強訓練等。
(三)從【個人需求】蒐集:調查員工主要專長及次要專長,並分析員工的專長是否符合組織及部門未來發展需求,以避免訓練資源浪費或流於形式。

步驟三:擬定教育訓練計劃
 

教育訓練部門在擬定計畫時必須思考如何透過特殊的課程設計以開發(development)受訓學員的潛在能力,例如:管理能力開發或領導能力開發等等。具體而言,組織各階層為遂行業務所強調的專業項目皆不相同。所以,教育訓練部門必須在有限的資源內,明確地指出那些職位或人員需要訓練,以擬定出教育訓練計畫並找出最大的訓練績效平衡點。擬定教育訓練計畫時,考量的重點除包含課程的規劃、合格講師的篩選及培訓方式等,其他如教材與教具的準備、驗收標準與班務管理等其它培訓事宜也需一併考量在內。 擬定教育訓練計畫時,考量的重點除包含課程的規劃、合格講師的篩選及培訓方式等,其他如教材與教具的準備、驗收標準與班務管理等其它培訓事宜也需一併考量在內。

 

步驟四:執行教育訓練計畫

為了使整個訓練計畫能達到預期效果,教育訓練承辦人員應於事前與授課講師充分溝通,課程中隨時掌握進度並與授課講師及學員適當地溝通,以增加學習滿意度與成效。
 

執行教育訓練作業流程
1.
開訓形式及開訓者的邀請需依不同的訓練課程加以規劃。
2.
課程進行中,必須留意有關資源的提供,並適時給予講師或學員協助。
3.
關於學員食、衣、住、行與育樂的安排,在安全優先的考量下,提供最適當的選擇。
4.
對教學、學習或訓練行政上的任何意見反應需適時處理;教育訓練人員要充分扮演溝通與協調的角色
5.
需事先準備結訓時所需發放的資料,如結訓證書、獎品、問卷調查表、訓練考核表等。
6.
結訓形式及結訓者的邀請,需依不同的訓練課程來規劃。
7.
教育訓練單位可先預支經費,以支付即時的支出,如:講師費、餐費等。
8.
將訓練相關資料登入資訊系統,並維護個人訓練紀錄以供未來人力資源盤點時之參考。


步驟五:教育訓練的效益評鑑

 

教育訓練執行完畢後,培訓單位應就執行成果進行評估,以作為教育訓練計畫的改善依據。而教育訓練評鑑究竟要做到多深入的程度,與組織願意在這方面投入多少成本,包括:人力、物力、預算等有絕對的關係。以下提出傳統四種教育訓練評鑑層次供教育訓練單位參考:

 

評鑑層次

目  的

優  點

常採用的評估工具

一級評估 -

反應層評估

了解受訓學員對課程、講師、行政作業、場地等方面主觀的評價與看法。

1.可作為訓練承辦單位以後評估是否採用同一課程、同一講師、同一場地的參考與存檔;

2.作為了解學員狀況及講師狀況的分析資料;

3.作為與講師溝通與討論的參考。

1.課程評估問卷

(questionnaire)

2.學員課後抽樣訪談

3.講師課後訪談或建議

二級評估 -

學習層評估

了解受訓學員課程吸收的程度、學習的收穫、學習的用心程度及學習後的程度測試與驗收。

1.作為訓練單位績效的佐證;

2.作為員工在企業中受訓的記錄;

3.作為選拔人才或員工發展的重要參考資料;

4.可與績效考核或升遷活動做結合。

1.訓練前後自我認知評估

2.講師(或助教)觀察報告

3.講師診斷建議報告

4.課後測驗

三級評估 -

行為層評估

了解受訓者回到工作崗位後行為改變的程度及成果。

1.作為訓練單位績效的佐證,且能有具體的成果展現;

2.通常以活動或競賽的方式進行更可熱絡組織氣氛,並延續訓練效果;

3.確認「知」與「行」合一,以達到訓練的最終目標;

4.對服務品質提昇或改變組織文化、作業習慣等較具有效果。

1.自我承諾活動:自我承諾計劃、自我承諾競賽活動及成果發表會

2.改善行動計劃:受訓者與主管定期溝通並記錄及改善座談會

3.優良人員選拔活動

4.360度觀察評鑑活動

5.受訓後行為觀察記錄或生產績效記錄

6.檢核表

四級評估 -

結果層評估

以數值來衡量訓練成果。

了解訓練績效對組織經濟效益的影響。

1.實驗比較法

2.預測與實際比較法

3.平均比較法

 

 

步驟六:教育訓練成效回饋擴散及修正
 

 

傳統的教育訓練觀念及作法通常局限在少數個人或菁英人選,經常無法造成培訓資源的共享。但未來具有競爭優勢的組織將是一種能快速學習的團隊,故策略性教育訓練單位應思考訓練成效的回饋與擴散作用的重要性。因此,訓練單位或部門主管應指定已接受過培訓的種子人員分享其訓練成效,並從中挑選出企業內部講師,以期充分地將訓練成果擴散到其他相關人員;或規劃將這些課程錄製成E-Learning模式,藉由影音資料形式安排相關人員重覆學習,整理與歸納出系統以累積內部的智慧資本,轉化為組織之競爭優勢。 

結 語

企業組織無不以追求高績效為目標,好不容易招募到「對」的員工,接下來的挑戰,就是要透過不同的訓練手法,協助員工發展潛力,才能在工作崗位上發揮所長。但我們也要知道,完整的教育訓練計畫,要與人力資源政策及績效考核制度相互配合,才不致產生偏頗。若光是企業人資部門一頭熱推出系列課程,並不足以引爆真實改變;唯有吸引員工親身投入,才能埋下學習的種子。本文乃從企業如何施行教育與訓練之觀點,提供一些想法與企業夥伴分享。  

 

 

 

 

 

 

 

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